W dniu 31 maja 2008 roku, w siedzibie Mazowieckiego Związku Szachowego, Warszawa, ul. Poznańska odbyło się zebranie poświecone sytuacji szachów korespondencyjnych i nadaniu im formuły organizacyjnej (lista obecnych w załączniku do protokołu)
Porządek obrad:
1.Uroczyste rozpoczęcie spotkania organizacyjnego. Wybór przewodniczącego zebrania i protokolanta.
2. Uzupełnienie i zatwierdzenie porządku obrad
3. Uzgodnienie i zatwierdzenie formuły spotkania.
4. Przedstawienie koncepcji reaktywowania struktur organizacyjnych
5. Debata nad wyborem jednego z wariantów nowej struktury.
6. Głosowanie i zaprotokołowanie przedstawionych rozwiązań i wyboru opcji działania.
7. Opracowanie struktury organizacyjnej - głosowania nad poszczególnymi kandydaturami.
8. Wstępne ustalenia dotyczące regulaminu działania nowej struktury.
9. Inne wnioski formalne, dyskusja, głosowanie na wnioskami.
10. Zamknięcie zebrania.
Ad. 1
Wybór przewodniczącego i sekretarza zebrania.
Na przewodniczącego wybrano Tomasza Makowskiego (jednogłośnie).
Protokolant: Marta Orłowska (jednogłośnie).
Ad. 2.
Przedstawienie proponowanego porządku obrad.
PAN Tomasz Stefaniak złożył wniosek o uzupełnienie porządku obrad o punkt dotyczący zatwierdzenie formuły spotkania -czy zebranie jest zjazdem istniejącej Komisji Szachowej Gry Korespondencyjnej , czy jesteśmy spotkaniem grupy inicjatywnej organizacji niezależnej od JW.
Odbyło się głosowanie:
W głosowaniu, czy jesteśmy zjazdem KSzGK - 3 głosy za uznaniem takiej formuły, 5 przeciw.
W głosowaniu, czy jesteśmy grupa inicjatywną - 5 osób za, 3 przeciw.
Zebrani uznali większością głosów, że są grupą inicjatywną.
Ad. 3.
Zatwierdzenie porządku obrad - w głosowaniu padło 5 głosów za., 3 się wstrzymały.
Ad. 4
Przedstawienie koncepcji reaktywowania struktur organizacyjnych.
Kolega Dariusz Gronkowski przedstawił koncepcję funkcjonowania szachów korespondencyjnych przy PZSzach oraz strukturę organizacyjną.
Kolega Tomasz Stefaniak przedstawił koncepcję funkcjonowania szachów korespondencyjnych jako sekcji autonomicznej poza PZSzach.
Ad. 5
Odbyła się dyskusja nad przedstawionymi wariantami. Głos zabierali m.in. koledzy: Dariusz Gronkowski, Tomasz Stefaniak, Krzysztof Zygulski, Tomasz Makowski.
Ad. 6
Zaproponowano jawne głosowanie nad formułą organizacji, w głosowaniu przyjęto propozycję jednogłośnie.
Odbyło się jawne głosowanie:
Forma tradycyjna z PZSzach - za 2 osób, przeciw 4; wstrzymujące 2.
Forma bez PZszach - za 4 osoby, przeciw 1; wstrzymujące 3.
Większością głosów wybrano formułę samodzielnego funkcjonowania bez formalnego wiązania się z PZSzach.
Ad. 7
Ustalenia dotyczące działalności po wyborach.
Przyjęto do rozważań zaproponowaną wcześniej strukturę; przydzielono osobę odpowiedzialne do pełnienia funkcji zastępcy delegata; zaproponowano tę funkcję tymczasowo koledze Józefowi Lubasowi z ewentualną zmianą.
Głosowanie - 8 osób za, kandydaturę przyjęto jednogłośnie.
Zaproponowano nazwę Komisja Szachów Korespondencyjnych
Głosowanie - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie.
Zaproponowano utworzenie własnej oficjalnej strony internetowej -
Głosowanie - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie.
Zaproponowano, aby koledze Tomaszowi Makowskiemu przekazać pełnomocnictwa do znalezienia webmastera strony i uzgodnień.
Głosowanie - 6 osób za, 2 wstrzymujące się.
Zaproponowano, aby funkcję skarbnika przyjął kolega Tomasz Stefaniak.
Głosowanie - 7 osób za, 1 wstrzymujący się.
Zaproponowano kolegę Marka Sądowskiego do obsługi technicznej i serwera.
Głosowanie - 8 osób za, przyjęto kandydaturę jednogłośnie.
Zaproponowano kandydatury na funkcję przewodniczącego ds. klasyfikacji i ewidencji kolegę Zbigniewa Chołojczyka i Marka Sądowskiego
Głosowanie za kandydaturą Zbigniewa Chołojczyka - 8 osób za, przyjęto kandydaturę jednogłośnie. Kandydatury Marka Sądowskiego nie głosowano.
Zobowiązano Zbigniewa Chołojczyka do poprowadzenia ewidencji i kategorii szachowych. Przyjmujemy jako obowiązujący ranking ICCF. Zobowiązano kolegę Zbigniewa Chołojczyka do przedstawienia konkretnego planu prowadzenia ewidencji (karty, legitymacje itp.)
Głosowanie - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie.
Kolega Dariusz Gronkowski zgłosił chęć objęcia funkcji delegata organizacji na zjazd ICCF.
Głosowanie - 6 osób za, 2 wstrzymujące się.
Zaproponowano kandydatury na funkcję Przewodniczącego Zespołu Sędziów - panów Stanisław Turlej oraz Ryszard Sławiński.
Głosowanie kandydatury Stanisława Turleja - za 4 osoby, 3 wstrzymujące się, 1 przeciw
Głosowanie kandydatury Ryszarda Sławińskiego - za 3 osoby, 5 wstrzymało się.
W głosowaniu przyjęto kandydaturę Stanisława Turleja na funkcję Przewodniczącego Zespołu Sędziów
Wybór wiceprzewodniczącego do spraw rozgrywek międzynarodowych - zaproponowano kandydaturę Józefa Lubasa
Głosowanie - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie.
Wybór przewodniczącego komisji techniczno-prawnej (plus tłumaczenia) Zaproponowano na stanowisko kolegę Marka Regę.
Głosowanie - za 7 osoby, 1 wstrzymująca się.
Wybór wiceprzewodniczącego do spraw rozgrywek krajowych - Zaproponowano na stanowisko kolegę Tomasza Makowskiego.
Głosowanie - za 6 osoby, 2 wstrzymujące się
Zaproponowano kandydaturę na przewodniczącego Komisji Szachów Korespondencyjnych -
Zgłoszono kandydatury:
Dariusz Gronkowski - wyraża zgodę
Tomasz Stefaniak - nie wyraża zgody
Głosowanie nad kandydaturą Dariusza Gronkowskiego - za 7 osoby, 1 przeciw.
Zaproponowano kolegów Krzysztofa Zygulskiego i Mirosława Woźnicę na stanowisko wiceprzewodniczących Komisji Szachów Korespondencyjnych.
Mirosława Woźnicy - za 7 osoby, 1 wstrzymujący się
Krzysztofa Zygulski - - za 7 osoby, 1 wstrzymujący się
Zaproponowano następujące osoby na członków honorowych:
Stefan Hałubek - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie
Marian Braczko - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie
Zobowiązano przewodniczącego KSK Dariusza Gronkowskiego do poinformowania wymienionych wyżej osób o nadanym członkostwie honorowym.
Zaproponowano kandydaturę Marty Orłowskiej na stanowisko sekretarza
Głosowanie - za 7 osoby, 1 wstrzymujący się.
Ad. 8
Uzgodniono, że nowy regulamin komisja przedstawi na najbliższym zjeździe; dotychczas obowiązują istniejące przepisy, stosowane do tej pory w grze korespondencyjnej.
Ad. 9
Kolega Dariusz Gronkowski złożył 2 wnioski formalne:
1. wyznaczenie terminu najbliższego zjazdu - nie później niż do końca roku; zjazd zostanie zwołany na wniosek przewodniczącego; Oficjalny komunikat o zjeździe będzie opublikowany w dostępnych mediach.
Głosowanie - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie
2. uznanie wszystkich przegłosowanych funkcji jako tymczasowych do czasu zjazdu.
Głosowanie - 8 osób za, propozycję przyjęto jednogłośnie
Ad. 10
Przewodniczący zebrania Tomasz Makowski ogłosił wyczerpanie porządku obrad i zakończenie spotkania organizacyjnego.
Protokołowała
Marta Orłowska
Załącznik nr 1
Lisa obecnych (oryginał do wglądu u przewodniczącego Dariusza Gronkowskiego):
Chołojczyk Zbigniew /podpis/
Gronkowski Dariusz /podpis/
Makowski Tomasz /podpis/
Orłowska Marta /podpis/
Rega Marek /podpis/
Stefaniak Tomasz /podpis/
Woźnica Mirosław /podpis/
Zygulski Krzysztof /podpis/